Automatiseringen

Twaalf automatiseringen, elk EUR 3.950.

Dit zijn de twaalf processen die we het vaakst tegenkomen bij bedrijven van 10 tot 250 mensen. Staat jullie proces er niet bij, dan is het meestal een variant, en anders zeggen we dat.

Sergiu Neagu

Bouwt elke Sprint zelf

Drie soorten automatisering, in gewoon Nederlands: een script doet altijd hetzelfde (factuur in map A naar map B). Een workflow volgt stappen met beslissingen (mail in, soort herkennen, concept maken). Een agent mag zelf kiezen welke stappen nodig zijn, binnen grenzen die jullie stellen. Alles in deze catalogus is een workflow; agents bouwen we onder Maatwerk.

De catalogus

Automatisering	Start als	Werkt met	Uren per week	Live in	Prijs
Offertegenerator	Aanvraag per e-mail of webformulier	Outlook of Gmail, Exact, Moneybird of AFAS	6 tot 12	15 werkdagen	EUR 3.950
Mailbox sorteren en conceptantwoorden	Elke binnenkomende e-mail op een gedeelde mailbox	Outlook of Gmail, jullie CRM	5 tot 10	15 werkdagen	EUR 3.950
Inkoopfacturen inlezen	Factuur als PDF in de mailbox of een map	Exact, Moneybird, AFAS, Twinfield	4 tot 8	15 werkdagen	EUR 3.950
Leadopvolging	Nieuwe lead in CRM, formulier of Funda-aanvraag	HubSpot, Pipedrive, Teamleader, WhatsApp Business	3 tot 8	15 werkdagen	EUR 3.950
Afspraken plannen en bevestigen	Aanvraag per mail, telefoonnotitie of formulier	Outlook of Google Agenda, jullie planningstool	3 tot 6	15 werkdagen	EUR 3.950
Weekrapportage uit meerdere systemen	Elke maandag 07:00	Exact, CRM, Google Ads, Meta, Excel	2 tot 5	15 werkdagen	EUR 3.950
Klantvragen beantwoorden uit eigen documenten	Vraag via website, mail of WhatsApp	Jullie handleidingen, prijslijsten, voorwaarden	5 tot 15	15 werkdagen	EUR 3.950
Onboarding van nieuwe medewerkers	Contract getekend in HR-systeem	HR-systeem, Microsoft 365 of Google Workspace	2 tot 4	15 werkdagen	EUR 3.950
Orders van webshop naar productie	Nieuwe order in WooCommerce, Shopify of Shopware	Webshop, ERP of planning, labelprinter	5 tot 12	15 werkdagen	EUR 3.950
Vacatures en eerste screening	Nieuwe vacature of binnenkomende sollicitatie	ATS, mail, LinkedIn	2 tot 6	15 werkdagen	EUR 3.950
Contentproductie uit eigen materiaal	Nieuwe case, blog of productfoto	LinkedIn, Instagram, jullie CMS	3 tot 6	15 werkdagen	EUR 3.950
Gespreksnotities naar het CRM	Afgelopen gesprek of vergadering	Teams, Google Meet, telefoon, CRM	3 tot 7	15 werkdagen	EUR 3.950

Per automatisering: wat hij doet

Installatie en bouw

Offertegenerator

Start als Aanvraag per e-mail of webformulier. Werkt met Outlook of Gmail, Exact, Moneybird of AFAS. 6 tot 12 uur per week.

Een installatiebedrijf met 30 aanvragen per week: de aanvraag wordt gelezen, posten en aantallen worden herkend, de offerte staat als concept in Exact met de juiste prijslijst. Een medewerker keurt goed en verstuurt.

Alle sectoren

Mailbox sorteren en conceptantwoorden

Start als Elke binnenkomende e-mail op een gedeelde mailbox. Werkt met Outlook of Gmail, jullie CRM. 5 tot 10 uur per week.

Mail wordt gesorteerd op soort (vraag, klacht, factuur, spam), krijgt een label en een conceptantwoord in jullie toon. Niets gaat de deur uit zonder dat iemand op verzenden drukt.

Alle sectoren

Inkoopfacturen inlezen

Start als Factuur als PDF in de mailbox of een map. Werkt met Exact, Moneybird, AFAS, Twinfield. 4 tot 8 uur per week.

Leverancier, bedrag, btw en kostenplaats worden uitgelezen en klaargezet als boeking. Afwijkingen van de inkooporder gaan naar een mens.

Makelaars en marketingbureaus

Leadopvolging

Start als Nieuwe lead in CRM, formulier of Funda-aanvraag. Werkt met HubSpot, Pipedrive, Teamleader, WhatsApp Business. 3 tot 8 uur per week.

Binnen twee minuten een persoonlijk bericht, een taak voor de verkoper, en na drie dagen zonder reactie een herinnering. De verkoper ziet alles in het CRM.

Installatie, zorg, dienstverlening

Afspraken plannen en bevestigen

Start als Aanvraag per mail, telefoonnotitie of formulier. Werkt met Outlook of Google Agenda, jullie planningstool. 3 tot 6 uur per week.

Voorstel van twee tijdsloten op basis van regio en beschikbaarheid, bevestiging per mail of WhatsApp, herinnering een dag vooraf.

Marketingbureaus en directie

Weekrapportage uit meerdere systemen

Start als Elke maandag 07:00. Werkt met Exact, CRM, Google Ads, Meta, Excel. 2 tot 5 uur per week.

Cijfers uit vier bronnen in een rapport met drie zinnen toelichting per klant, in de mailbox voor de start van de week.

Webshops en dienstverlening

Klantvragen beantwoorden uit eigen documenten

Start als Vraag via website, mail of WhatsApp. Werkt met Jullie handleidingen, prijslijsten, voorwaarden. 5 tot 15 uur per week.

Antwoorden komen alleen uit jullie eigen documenten, met bronvermelding. Weet het systeem het niet, dan gaat de vraag naar een collega.

Bedrijven vanaf 50 mensen

Onboarding van nieuwe medewerkers

Start als Contract getekend in HR-systeem. Werkt met HR-systeem, Microsoft 365 of Google Workspace. 2 tot 4 uur per week.

Accounts aanmaken, documenten versturen, eerste werkdag inplannen, buddy toewijzen. Een checklist die zichzelf afvinkt.

Webshops en maakbedrijven

Orders van webshop naar productie

Start als Nieuwe order in WooCommerce, Shopify of Shopware. Werkt met Webshop, ERP of planning, labelprinter. 5 tot 12 uur per week.

Orders uit meerdere webshops in een productielijst, pakbonnen en labels zonder overtypen, uitzonderingen gemarkeerd.

Uitzend en bedrijven vanaf 50 mensen

Vacatures en eerste screening

Start als Nieuwe vacature of binnenkomende sollicitatie. Werkt met ATS, mail, LinkedIn. 2 tot 6 uur per week.

Vacaturetekst in jullie stijl uit een functieprofiel, sollicitaties samengevat op vier criteria, ontvangstbevestiging direct verstuurd.

Sales en consultancy

Gespreksnotities naar het CRM

Start als Afgelopen gesprek of vergadering. Werkt met Teams, Google Meet, telefoon, CRM. 3 tot 7 uur per week.

Samenvatting, actiepunten en vervolgafspraak in het CRM bij de juiste klant. De verkoper controleert in dertig seconden.

De Sprint, dag voor dag

Wat er in 15 werkdagen gebeurt

EUR 3.950 exclusief btw. Vijftig procent bij de start, vijftig procent bij oplevering.

1Intake

2

3Ontwerp

4

5

6

7

8

9

10Eerste versie

11

12

13

14

15Live

Werkdagen. Jullie zien de eerste versie op dag 10 draaien op echte gegevens, en je kunt dan nog bijsturen.

Dag 1

Intake, anderhalf uur. We lopen het proces door met de mensen die het nu doen. We halen tien echte voorbeelden op: mails, aanvragen, facturen.

Dag 3

Ontwerp. Eén pagina: trigger, stappen, wat de mens beoordeelt, wat er gelogd wordt. Jullie keuren goed.

Dag 4 tot 9

Bouw. In jullie systemen, op accounts op jullie naam. Met de tien voorbeelden als test.

Dag 10

Eerste versie, feedbackronde. Het team werkt er een uur mee. We schrijven op wat anders moet.

Dag 11 tot 14

Bijstellen en documenteren. Handleiding in gewoon Nederlands, overdracht van accounts, code in jullie Git.

Dag 15

Live. Eerste week kijken we dagelijks mee. Daarna Beheer, als je dat wilt.

Eén automatisering uit de catalogus, live in jullie systemen
15 werkdagen: intake op dag 1, ontwerp op dag 3, eerste versie op dag 10, live op dag 15
Eén feedbackronde met het team dat ermee gaat werken
Documentatie en overdracht: workflows, prompts en accounts op jullie naam
Loopt het uit, dan is dat ons risico en niet dat van jullie

Eerlijk vooraf

Wanneer wij nee zeggen

Dan staat dat in het Quickscan-rapport, gratis, met het alternatief erbij.

Als het proces minder dan drie uur per week kost.
Als de input elke keer anders is en er geen beslisregel in zit.
Als er niemand is die de uitzonderingen wil beoordelen.
Als jullie data niet uit het systeem te halen is.
Als een standaardtool van EUR 30 per maand hetzelfde doet.

In elk contract

Van jullie, en veilig

Twee afspraken die in elke offerte staan, en hoe de gegevens lopen.

Eigendom

Workflows, prompts, accounts en code op jullie naam, in jullie eigen Git.
Documentatie bij de overdracht waarmee een andere partij verder kan.
Beheer is maandelijks opzegbaar.
Vraag je ons te vertrekken, dan zijn we binnen een werkdag weg en blijft alles draaien.

Veiligheid

EU-hosting als standaard; modellen via EU-regio's of Europese aanbieders.
Verwerkersovereenkomst bij elke opdracht, hier te lezen.
IBAN, BSN en namen gemaskeerd voordat een taalmodel iets ziet.
Een mens keurt goed wat de deur uitgaat. Elke run wordt gelogd.

Lees de AI-verklaring

Jullie systemen

Exact, AFAS of Twinfield
Outlook of Gmail
CRM en planning

Blijven waar ze zijn

Wendig-laag

IBAN, BSN en namen eruit
Elke run gelogd
Op jullie naam, in jullie Git

EU-hosting

Taalmodel

EU-regio of Europese aanbieder
API-gebruik, geen training op jullie data
Wisselbaar per taak

Verwerker, onder de overeenkomst

Een mens keurt goed wat de deur uitgaat. Niets wordt verstuurd, geboekt of toegezegd zonder akkoord.

Vragen

Over Sprints

Naar servers in de EU. Standaard draaien automatiseringen op EU-hosting en gebruiken we modellen via EU-regio's of Europese aanbieders. IBAN, BSN en namen worden gemaskeerd voordat een taalmodel iets ziet. Een verwerkersovereenkomst zit bij elke opdracht en staat op deze site.

Begin met de Quickscan

Drie minuten. Je krijgt een rapport met drie processen, uren per week en een prijs. Geen verplichtingen.

Start de Quickscan

Of maak kennis met ons.